¡Hola! En esta entrada te vengo a contar un sistema de mejora continua ampliamente extendido por el mundo, aplicable a espacios de trabajo y domésticos cuya finalidad es crear ambientes para mejorar la productividad y reducir costes.
Se conoce como el método kaizen o la filosofía de las 5 S (5 eses) pues hay cinco palabras en japonés que se ajustan a cada parte del proceso aunque se cree que el primero en implantar este modelo fue Henry Ford, pues también tenemos cinco palabras que empiezan con S en inglés que se ajustan a este método y este empresario estadounidense creó un modelo de gestión y productividad basado en la mejora continúa, que es de lo que se trata.
A ver si te explico bien en qué consiste: se ha de implicar a todo el departamento, toda la empresa o todo el núcleo familiar y se han de aplicar las cinco eses a la vez, aunque siempre se explican en el mismo orden y este orden puede servir de guía para los primeros momentos hasta que nos acostumbramos a la metodología.
A mi me lo explicó Mari José en una asignatura llamada "Calidad" en formación ganadera en la escuela agraria de Fraisoro y me pareció un valioso conocimiento que hoy quiero compartir contigo, pues seguro te será de utilidad en cuanto empieces a aplicarlo.
Lámina del último alfabeto (Ultimate Alphabet) de Mike Wilks en la que encontrarás 1234 elementos que empiezan por la letra S (en inglés) ¿ayudamos al humano del cuadro a aplicar las 5 S en ese espacio? |
Seiri
Sort
So caótico
Clasificación
Se trata de detectar aquellos útiles que “es lógico” estén
en un determinado espacio (sean útiles en ese lugar) y los que no.
Se clasifican los diferentes bártulos
según su uso, tipo, frecuencia de uso o material de fabricación. Por ejemplo,
todas las cajas vacías juntas, todos los bolígrafos juntos, todos los
calcetines juntos, una bayeta junto al jabón con la que la utilices, cosas en
un principio inútiles pero en algún momento reutilizables.
Es importante crear zonas para la clasificación y
señalizarlas convenientemente con un letrero bien grande que indique el
denominador común de todo lo agrupado en ese sitio. MECHEROS. ÚTILES DE
ESCRITORIO. COSAS PA LIMPIAR. TONILLOS. o lo que convenga según los enseres agrupados.
Seiton
Set in order
So desordenau
Organización
Cada cosa ha de estar en su sitio y debe de haber un sitio
para cada cosa.
Esto es, si tenemos un cajón donde se guardan los tornillos no
habrá un tornillo suelto perdido por ahí, en cuanto lo veamos ha de ir a su
cajón, pues hay un sitio para cada cosa y cada cosa ha de estar en su sitio.
Si no hay un sitio para ese objeto, hemos de crearlo. ¿Cómo
se crea?
Encontrarás su lugar ideal en cuanto comiences a aplicar las cinco eses. Sé que ahora es una cuestión de fe, pero puedes creerlo.
Cuando lo encuentres, se – ña – li – za – lo para avisar de que lo encontraste y que no se te olvide. Hay que señalizarlo, sí o sí.
Si existe un lugar para dejar los platos escribe “platos” en
el sitio que han de ocupar. Si tienes un lugar donde dejas las tijeras dibuja
su contorno, lo mismo con la cinta adesiva, la pila de folios, los alargadores,
la grapadora, las pilas, las velas... Cuantas más referencias visuales tengas
mejor y aquí entra en juego la creatividad e ideas de cada uno.
Lo importante es que cada nuevo objeto que entre en el
espacio tenga su lugar y se detecte en seguida, de un vistazo, si falta en su sitio, pues el
letrero o la silueta del objeto cantará y sabrás que has dejado
algo donde no debías o ha desaparecido por cualquier otro motivo.
Seiso
Shine
So warro
Limpieza
En todos los lugares sucede que hay focos de suciedad. Son
rincones que siempre y hagas lo que hagas están sucios. Todos sabemos cuáles
son y si no es así más vale empezar a detectarlos.
Hay que ir a esos lugares, observarlos con atención y pensar
sobre el foco de esa suciedad, el motivo por el que esa capa de mugre se
acumula constantemente.
¿¡Qué extraño maleficio ha caído sobre éste lugar para
que siempre esté hecho una txerrikeria!?
¿Quizás sea una
grieta? ¿un tubo sin cerrar? ¿un apero oxidado? ¿una ventana mal aislada?
Siempre que sea
posible atajaremos el problema. Se tapa la grieta, se cierra el tubo, se trata
el apero, se aísla la ventana.. imaginación al poder. Si nuestra sospecha es cierta no tardaremos en notar la
mejoría. Si no lo es seguiremos pensando en el foco del problema.
¿Hemos detectado el foco y no puede solucionarse?
Que no cunda el pánico: ya que estamos condenados a vivir
con ese rincón maldito nos facilitaremos lo máximo su acceso y limpieza.
Actuaremos con lógica y no dejaremos en ese sitio maldito nuestra colección de
miniaturas o nuestro aparador barroco, lo dejaremos lo más libre de objetos
posible.
Seiketsu
Standarize
So copión
Estandarizar
Las 5 Eses han de desarrollarse por todo el equipo y todos
actuarán bajo el mismo principio común.
Es importante que se fije el estado “ideal” de cada
dependencia. Hay sitios en los que sacan una foto de como ha de estar la habitación y la pegan en la puerta, por ejemplo.
Ha de estar provista de aquellos útiles que correspondan al uso de ese
espacio, con los focos de suciedad accesibles, con cada cosa en su sitio y un
sitio para cada cosa, con los montones de cosas que están en su sitio
definitivo o pendientes de colocación (de haberles encontrado su sitio) con su
cartelote, así pa tontos, diciendo lo que son. Da lo mismo lo evidente que
resulte, facilitará la memorización al resto del equipo y a ti también.
Es importante dedicar un tiempo cada día a la aplicación de
las cinco eses y aplicarla en el trabajo, en casa, en todos aquellos los
lugares que te sea posible. Hay muchísima gente que conoce esta metodología y forma
parte del sistema de calidad. Está genial y nos reconocemos entre todos los que
la usamos.
Shitsuke
Sustrain
Superarse
Mejora Continua
Seguro que conoces cosas en ese espacio en el que te mueves
que no funcionan lo bien que deberían, que están rotas, cascadas, por arreglar,
presentan fallo, llámalo como quieras. Vale que no hay dinero ni ganas por
arreglarlo pero hemos de asumir que tienen una tara y avisar de ello a otros
empleados, compañeros de piso, o al mundo en general. ¿y cómo podemos hacerlo?
Poniéndole una pegatina roja. ¿ese escalón hay que arreglarlo? pegatina roja. ¿Esa silla cojea? pegatina roja. ¿La persiana se ha roto? pegatina roja. Ahora no es el momento de arreglarlo pero ¡eh!
Nos hemos dado cuenta y le hemos puesto la pegatina roja con intención de
repararlo cuando sea posible. Las pegatinas nos harán tener tan presente todo
lo que hay que reparar o sustituir que no tardaremos en hacerlo. Cuando vayas a la compra, cuando haya dinero para mejorar el departamento, cuando surja un momento en el que dedicar a reparaciones.. Podremos quitar la pegatina roja y dejarla en
el sitio asignado y señalizado para “pegatinas rojas que reutilizar con las
cinco eses”.
Las cinco eses no son
un sistema para aplicar un día a la semana y olvidarte, desentenderte.
Tampoco es un sistema para exprimir en modo intensivo cuatro días, cansarte y
dejarlo. La aplicación de las cinco eses es gradual, tan sencilla con tan buenos
resultados desde sus estadios iniciales que cada vez es más fácil seguir el
método y aplicarlo de manera natural. Si
se pasa un momento de bloqueo puntual con una de las eses se desarrollará otra y
la inspiración llegará sola.
Las cinco eses te acompañarán de por vida.
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